L’organisation au travail est un concept simple permettant d’optimiser son temps et de booster sa productivité. Elle varie en fonction des différents types de management et évolue par rapport aux missions et aux transformations de l’entreprise. L’organisation au travail représente certes une habitude à prendre mais c’est une véritable clé d’agilité donnant accès à un quotidien plus serein.
Simone & Nelson vous propose aujourd’hui de découvrir différents conseils pour vous aider à bien vous organiser au travail.
Le quotidien du travail en entreprise
En octobre 2022, une étude menée par OpinionWay révèle que 37% des salariés sont très attentifs à la souplesse de l’organisation du travail de leur entreprise. Il est en effet important pour eux de disposer d’une bonne qualité de vie en entreprise avec par exemple des possibilités de télétravailler, d’aménager ses horaires ou de disposer d’un bon équipement.
En entreprise, le quotidien est souvent rythmé. La plupart des salariés arrivent entre 8h30 et 9h30 et repartent entre 17h et 18h30. Les journées sont marquées par des temps de sessions de travail, mais aussi par des pauses comme lors du déjeuner ou pour boire un café. Des habitudes se créées également, certains mangent au restaurant tous les mercredi midi par exemple, tandis que d’autres se retrouvent le vendredi soir, avant le week-end, pour un after-work. Les tendances varient en fonction de la quantité de travail, des effets de mode, mais aussi des différents types de management et des équipes.
Vous l’aurez donc compris, dans ce mécanisme quotidien s’installe souvent une routine organisationnelle où chacun reproduit les mêmes actions de jour en jour. Il est donc bon de bien s’organiser et de prendre des habitudes afin de simplifier ces journées, de se sentir à l’aise avec son travail et de bien gérer son équilibre vie professionnelle et vie personnelle.
Nos conseils pour bien s’organiser en entreprise
Lors de son arrivée en entreprise, il est intéressant de prendre son temps pour se créer une routine incluant différentes méthodes d’organisation au travail de manière à rendre ses journées plus attractives et productives. Simone & Nelson vous propose de découvrir quelques conseils en organisation au travail pour vous aider dans votre gestion du temps.
1) Préparer son sac la veille
Afin d’optimiser son temps au départ le matin et de ne pas stresser en cas d’oubli de matériel, nous vous conseillons de préparer votre sac en amont la veille. Pensez à y mettre vos chargeurs, votre ordinateur, vos documents importants et un stylo par exemple.
Vous pouvez également préparer votre repas si vous n’avez pas prévu de vous rendre au restaurant ou dans un supermarché. Si vous réalisez une activité physique à la pause méridienne ou le soir après le travail, pensez aussi à préparer vos affaires de sport dans un sac.
2) Établir une to do à chaque début de journée
À chaque début ou fin de semaine, ou au commencement de chaque journée, pensez à planifier vos emplois du temps, fixez vous des objectifs et réalisez une to do list des différentes tâches à réaliser pour vous aider dans votre organisation au travail. Que ce soit sur papier ou en digital avec par exemple Google agenda, énumérez et prioriser les différentes missions à accomplir afin de gagner en efficacité. Pour une organisation millimétrée, vous pouvez même détailler les différentes sous-tâches sous forme de bullet point et attribuer un volume horaire à chaque mission. Pour toutes les informations importantes ou les oublis à ne pas commettre vous pouvez utiliser des post-it.
En ce qui concerne les réunions, notez bien de toujours vous connecter 5 minutes avant afin de prévenir un quelconque problème.
3) Optimiser son espace de travail
L’espace de travail représente votre lieu de production et de créativité. Il est donc nécessaire que celui-ci soit optimisé au maximum avec de faciliter votre organisation au travail. Demandez un bon équipement mobilier, que ce soit une chaise ou un bureau. Ces deux matériaux représentent votre confort du quotidien, ils ne doivent pas nuire à votre production en vous communiquant des douleurs au dos ou aux cervicales par exemple.
Votre boîte mail constitue également, d’une certaine manière, votre espace de travail. Pensez donc régulièrement à la consulter (plusieurs fois par jour) et pensez aussi à réaliser un tri. Notre espace de travail, c’est comme notre cerveau, il faut qu’il soit rangé pour y voir clair.
Lors de vos pauses, sortez de votre espace de travail et rendez-vous dans un autre endroit. Il est meilleur pour le cerveau de savoir dissocier un lieu de repos, d’un lieu d’exercice. Si vous avez par exemple un espace avec des fauteuils cosy ou un jardin, allez-y ! Le rangement est aussi un point important de l’organisation au travail.À chaque départ du bureau, en fin de journée, pensez à bien ranger votre espace de travail. Jetez les papiers, rangez votre tasse, enroulez vos fils de chargeur, remettez vos stylos dans le pot… Le désordre de votre bureau ne doit pas se répercuter sur votre esprit le lendemain.
4) Savoir s’isoler des collègues, des discussions et de son téléphone
Lorsque vous êtes en espace ouvert et collectif, comme dans un café ou dans un open space et que vous travaillez sur des missions nécessitant de la concentration comme des appels ou de la rédaction, isolez-vous dans une pièce insonorisée pour vous focaliser sur votre tâche. Pensez également à mettre votre téléphone en mode silencieux de manière à ce que vos notifications personnelles ne viennent pas polluer votre esprit et vous distraire.
5) S’accorder des pauses
Le secret de la productivité ? Les pauses. Cette réponse peut dans un premier temps paraître absurde mais elle est pourtant bien véridique. Il existe aujourd’hui plusieurs méthodes, testées et approuvées, dont l’efficacité varie en fonction des profils. Notons par exemple le “52/17” qui consiste à travailler 52 minutes et à faire une pause de 17 minutes, mais aussi le 90 min dont les athlètes et artistes sont adeptes, conseillant de travailler sur des cycles de 90 minutes et de faire des pauses de 20 minutes.
Lors des pauses, tentez de vous déconnecter pleinement de vos tâches et des écrans si possible. Si votre activité est assise, vous pouvez vous lever, vous étirer et aller marcher. Pensez également à boire régulièrement et à prendre des petits encas de temps en temps afin de booster votre concentration et votre état de fatigue.
Le midi, sur une pause de 1h à 2h, il peut être intéressant de pratiquer une activité physique, afin de libérer votre cerveau du stress et de vous dépenser. Vous pouvez par exemple vous rendre à la salle, aller courir, faire de la boxe ou faire du yoga !Les pauses sont des moments à ne pas sous-estimer et à prendre en compte dans votre organisation au travail. Même eux n’oubliez pas de les marquer dans votre to do list !
5 profils qui vous parlent de la vie et de l’organisation au travail
Simone & Nelson vous propose de découvrir à partir de son annuaire d’intervenants, une sélection de profils abordant la vie et l’organisation au travail. Avec leur expertise, ils sauront vous accompagner et vous conseiller sur le sujet.
1) Olivier RAMEL
Entrepreneur à succès, Olivier a fondé près d’une dizaine de start-ups dans différents domaines d’activité. Défenseur du concept de “Culture Fit”, il fait son entrée en 2019 dans le Forbes 30 Under 30. Aujourd’hui, il accompagne et soutient le lancement de nombreuses entreprises. Ses nombreuses expériences et son intérêt croissant pour les questions liées à la culture d’entreprise et ses moyens d’action vont à l’encontre d’une méthode managériale traditionnelle qui ne serait pas au service des collaborateurs d’une entreprise intergénérationnelle.
2) Laetitia VITAUD
Laetitia, auteure et conférencière spécialisée dans la question de l’avenir du travail avec une perspective féministe, occupe également la fonction de professeure agrégée en civilisation américaine. Auparavant fonctionnaire dans le domaine des ressources humaines, elle a depuis orienté ses recherches et ses écrits vers l’impact du dégroupage des emplois sur les organisations, les espaces de travail et la protection sociale. Aujourd’hui, elle aborde en conférence diverses thématiques, notamment celles liées au futur du travail, à l’inclusion et à la diversité.
3) Rémi LAROUSSE
Rémi LARROUSSE, diplômé de Sciences Po Paris, pratique le mentalisme depuis l’âge de 12 ans. Reconnu comme l’un des meilleurs illusionnistes de sa génération, il reçoit en 2014 le Mandrake d’or, la plus haute distinction dans le domaine de la magie. Expert en anticipation et en innovation, il anime des conférences captivantes et stimulantes où il partage ses méthodes pour aborder les problématiques d’entreprise à travers le prisme des techniques de l’illusionnisme.
4) Laurence VANHÉE
Consultante et diplômée en ingénierie commerciale, Laurence est une référence incontournable dans le domaine du bien-être au travail. Elle a joué un rôle clé dans la popularisation du poste de Chief Happiness Officer (CHO). Son expertise et son expérience lui permettent d’apporter des approches innovantes pour favoriser le bien-être des employés et améliorer la qualité de vie au travail. Elle intervient régulièrement sur des sujets tels que la gestion du stress, l’équilibre travail-vie personnelle et la motivation des employés.
5) Laurent GOUNELLE
Laurent GOUNELLE est l’un des écrivains français les plus lus au monde, diplômé de l’Université Paris-Dauphine. Spécialiste en sciences humaines et développement personnel, il a été conférencier à l’Université Clermont-Ferrand et directeur d’un cabinet de conseil. Lors de ses interventions en entreprise, il se concentre sur la quête de sens, la recherche du bonheur, l’épanouissement au travail, la bienveillance et l’optimisme.
L’organisation au travail est un joyau organisationnel à ne pas sous-estimer ! En adoptant des stratégies adaptées, comme la priorisation des tâches, l’aménagement d’un espace de travail optimal, la mise en place de pauses, chacun peut non seulement améliorer sa productivité, mais aussi enrichir sa qualité de vie professionnelle. Comme beaucoup de concepts, l’organisation permet de développer son agilité et de s’adapter à chaque changement !
Vous souhaitez que vos employés soient davantage épanouis au travail ? Qu’ils soient plus productifs sans pour autant plus travailler ? N’attendez plus et faites intervenir un profil sur l’organisation au travail. Traiter cette problématique sera certainement la réponse à vos maux !
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